Peran Komunikasi Dalam Organisasi

PENGERTIAN KOMUNIKASI

Komunikasi atau communicaton berasal dari bahasa Latin communis yang berarti ‘sama’. Communico, communicatio atau communicare yang berarti membuat sama (make to common). Secara sederhana komuniikasi dapat terjadi apabila ada kesamaan antara penyampaian pesan dan orang yang menerima pesan.  Oleh sebab itu, komunikasi bergantung pada kemampuan kita untuk dapat memahami satu dengan yang lainnya (communication depends on our ability to understand one another).
Komunikasi adalah suatu proses dalam mana seseorang atau beberapa orang, kelompok, organisasi, dan masyarakat menciptakan, dan menggunakan informasi agar terhubung dengan lingkungan dan orang lain. Pada umumnya, komunikasi dilakukan secara lisan atau verbal yang dapat dimengerti oleh kedua belah pihak. Apabila tidak ada bahasa verbal yang dapat dimengerti oleh keduanya, komunikasi masih dapat dilakukan dengan menggunakan gerak-gerik badan, menunjukkan sikap tertentu, misalnya tersenyum, menggelengkan kepala, mengangkat bahu. Cara seperti ini disebut komunikasi dengan bahasa nonverbal  (wikipedia).

DEFINISI KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

Proses menciptakan dan saling menukar pesan dalam hubungan jaringan yang saling bergantung satu sama lain untuk mengatasi lingkungan yang selalu berubah-ubah (Goldhaber, 1986). Dalam definisi komunikasi dalam perusahaan terdapat 7 konsep yaitu :
a. Proses
Dalam suatu organisasi kita menciptakan dan saling tukar menukar pesan antar anggota, hal ini berjalan terus-menerus dan tidak ada hentinya maka hal ini disebut sebagai proses.
b. Pesan
Pesan adalah susunan simbol yang penuh arti tentang orang, objek, kejadian yang dihasilkan oleh interaksi dengan orang. Pengklasifikasian pesan menurut bahasa dapat pula dibedakan atas pesan verbal dan pesan nonverbal. Klasifikasi pesan menurut penerima dapat dibedakan menjadi 2 yaitu pesan internal dan eksternal. Klasifikasi pesan yang terakhir adalah berdasarkan tujuan dari pengiriman dan penerima pesan. Redding (Goldhaber,1986)  ada 3 alasan umum bagi arus pesan dalam organisasi yaitu berkenaan dengan tugas dalam organisasi, pemeliharaan organisasi, dan kemanusiaan.
Thayer mengemukakan 4 fungsi khusus dari arus pesan dalam organisasi yaitu : untuk memberi informasi, untuk mengatur, untuk membujuk dan untuk mengintegrasikan. (Goldhaber, 1986) menggunakan 3 klasifikasi redding ditambah dengan klasifikasi baru yaitu inovasi ini misalnya rencana baru organisasi, kegiatan baru organisasi, kegiatan baru, program baru atau pengarahan yang membangkitkan pemecahan masalah.
c. Jaringan
Pertukaran pesan dari orang satu ke orang yang lain terjadi melewati suatu set jalan kecil yang dinamakan jaringan komunikasi. Peran tingkah laku dalam organisasi menentukan siapa yang menduduki posisi tertentu atau pun pekerjaan tertentu baik dinyatakan formal maupun informal.
d. Keadaan saling tergantung
Hal ini telah menjadi sifat dari suatu organisasi sistem terbuka. Jika suatu bagian dalam organisasi mengalami gangguan maka berpengaruh kepada bagian yang lain. Begitu juga dengan jaringan komunikasi dalam organisasi saling melengkapi.
e. Hubungan
Organisasi yang merupakan sistem terbuka, sistem kehidupan sosial maka untuk berfungsi bagian-bagian itu terletak ditangan manusia. Karena itu hubungan manusia dalam organisasi memfokuskan kepada tingkah laku. Hubungan manusia dalam organisasi mulai dari yang sederhana yaitu hubungan diantara dua orang, hubungan dalam kelompok-kelompok kecil,maupun besar dalam organisasi.
Thayer membedakan hubungan ini menjadi hubungan bersifat individual, kelompok dan hubungan organisasi. Sedangkan pace dan boren menggunakan istilah hubungan interpesonal dalam komunikasi yang terjadi hubungan tatp muka.
f. Lingkungan
Lingkungan secara fisik dan faktor sosial perlu diperhitungkan dalam pembuatan keputusan mengenai individu dalam suatu sistem. Lingkungan dapat dibedakan menjadi 2 yaitu internal dan eksternal. Lingkungan internal terdiri dari organisasi dan kultur nya dan antara organisasi itu dengan lingkungan eksternal nya. Kultur organisasi yaitu pola kepercayaan dan harapan dari anggota organisasi yang menghasilkan norma-norma yang membentuk tingkah laku individu dan kelompok dalam organisasi. Karena lingkungan berubah-ubah maka organisasi memerlukan informasi baru. Informasi baru ini harus dapat mengatasi perubahan dalam lingkungan dengan menciptakan dan pertukaran pesan baik secara internal dalam unit-unit yang relevan maupun terhadap kepentingan umum secara eksternal.
g. Ketidakpastian
Ketidakpastian adalah perbedaan informasi yang ada dengan informasi yang diharapkan. Untuk mengurangi ketidakpastian organisasi menciptakan dan menukar pesan diantara anggota, melakukan penelitian, pengembangan organisasi, dan menghadapi tugas-tugas yang komplek dengan integrasi yang tinggi. Salah satu urusan utama dari komunikasi organisasi adalah menentukan dengan tepat berapa banyaknya informasi yang diperlukan untuk mengurangi ketidakpastian tanpa informasi yang berlebihan.
Komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penerimaan berbagai pesan organisasi di dalam kelompok formal maupun informal dari suatu organisasi ( Wiryanto,  2005). Komunikasi formal adalah komunikasi yang disetujui oleh organisasi itu sendiri dan sifatnya berorientasi kepentingan organisasi. Orientasi nya bukan pada organisasi tapi lebih kepada anggotanya secara individual.
Komunikasi dalam organisasi adalah juga dapat diartikan sebagai komunikasi suatu organisasi yang dilakukan pimpinan, baik dengan para karyawan maupun dengan khalayak yang ada kaitannya dengan organisasi, dalam rangka pembinaan kera sama yang serasi untuk mencapai tujuan dan sasaran organisasi (Effendy,1989:214).
Price (1997) mendefinisikan komunikasi organisasi sebagai derajat atau tingkat informasi tentang pekerjaan yang dikirimkan organisasi untuk anggota dan diantara anggota organisasi.

 PENTING KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

a. Komunikasi mendatangkan efektifitas yang lebih besar.
b. Komunikasi menempatkan menempatkan orang-orang pada tempat yang seharusnya.
c. Komunikasi membawa orang-orang untuk terlibat dalam organisasi dan meningkatkan motivasi untuk  melibatkan kinerja    yang baik dan meningkatkan komitmen terhadap organisasi.
d. Komunikasi menghasilkan hubungan dan pengertian yang lebih baik antara bawahan, kolega, dan orang-orang di dalam dan di luar organisasi.
e. Komunikasi menolong orang-orang untuk mengerti perlunya perubahan.
f. Komunikasi meminimalkan permasalahan-permasalahan di dalam keorganisasian seperti konflik, stress, demotifasi dan loyalitas.
Sasaran komunikasi dapat diterapkan di dalam suatu organisasi atau perusahaan, maka sasaran yang dituju beraneka ragam dengan tujuan utama untuk mempersatukan individu-individu yang tergabung di dalam organisasi atau perusahaan tersebut. Berdasarkan komunikasi dan jumlah komunikasi, komunikasi dapat digolongkan dalam 3 kategori yaitu :
1. Komunikasi antar pribadi
Komunikasi ini diterapkan antara individu dalam usaha menyampaikan informasi yang dimaksudkan untuk mencapai kesamaan pengertian, sehingga dengan demikian dapat tercapai keinginan bersama.
2. Komunikasi kelompok
Prinsip dalam melakukan suatu komunikasi yang ditekankan adalah faktor kelompok, sehingga komunikasi menjadi lebih luas dalam usaha menyampaikan informasi, komunikasi dalam berkelompok tidak seperti komunikasi antar pribadi.
3. Komunikasi massa
Komunikasi massa  melalui alat yaitu media massa yang meliputi media cetak dan media elektronik. Dengan landasan konsep-konsep komunikasi sebagaimana yang telah diuraikan, maka kita dapat memberi batasan tentang komunikasi dalam organisasi atau perusahaan secara sederhana yaitu komunikasi antar manusia yang terjadi dalam konteks organisasi atau perusahaan. Meminjam definisi Goldhaber, komunikasi organisasi diberi batasan sebagai arus pesan dalam suatu jaringan yang bersifat saling bergabung satu sama lain. Berikut adalah pengertian dan fungsi dari arus komunikasi yaitu :

• Downward comunications

Adalah komunikasi yang berlangsung ketika orang-orang berada pada tataran manajemen mengirimkan pesan kepada                           bawahannya.
Fungsi arus komunikasi dari atas ke bawah ini sebagai berikut :
- Pemberian atau penyimpanan instruksi kerja
- Penjelasan dari pimpinan tenteng mengapa suatu tugas perlu untuk dilaksanakan.
- Penyampaian informasi mengenai peraturan-peraturan yang berlaku.
- Pemberian motivasi kepada karyawan untuk bekerja lebih baik.

• Upward comunication

Adalah komunikasi yang terjadi ketika bawahan mengirim pesan kepada atasannya.
Fungsi arus komunikasi dari awah ke atas ini adalah :
- Penyampaian informasi tentang pekerjaan atau pun tugas yang sudah dilaksanakan.
- Penyampaian informasi tentang persoalan-persoalan pekerjaan atau pun tugas yang tidak dapat diselesaikan oleh bawahan.
- Penyampaian saran-saran perbaikan dari bawahan.
- Penyampaian keluhan dari bawahan tentang dirinya sendiri maupun pekerjaannya.

• Horizontal comunication

Adalah tindak komunikasi ini berlangsung diantara para karyawan atau pun bagian yang memiliki kedudukan yang setara.
Fungsi arus komunikasi horizontal ini adalah :
- Memperbaiki koordinasi tugas
- Upaya pemecahan masalah
- Saling berbagi informasi
- Upaya pemecahan konflik
- Membina hubungan melalui kegiatan bersama